Project : ระบบเว็บท่าการจัดการความรู้

Type : Web Application

Class : ข้าราชการ

Client : สำนักงานปลัด กระทรวงพลังงาน

Release : 2008

รายละเอียด

สำนักงานปลัดกระทรวงพลังงาน ได้มอบหมายหน้าที่ให้คณะทำงานการจัดการความรู้ (KM Team) เป็นผู้ที่รับผิดชอบในการสร้างและดำเนินงานในเรื่อง Knowledge Management ( KM ) ของสำนักงานฯ ซึ่งเริ่มมีการดำเนินงานอย่างจริงจังตั้งแต่ปีงบประมาณ ๒๕๔๙ ตามนโยบายของรัฐบาล คณะทำงานการจัดการความรู้ได้จัดให้มีกิจกรรมต่างๆ ตามกระบวนการของ Knowledge Management ควบคู่กับ Change Management เพื่อเป็นการเตรียมความพร้อม และสร้างสภาวะแวดล้อมต่างๆ อาทิ แรงจูงใจ หรือแรงกระตุ้น และการเห็นประโยชน์ของ KM ปลูกฝังวัฒนธรรมการเรียนรู้ และการแลกเปลี่ยนความรู้ ซึ่งเป็นการสร้างความพร้อมของบุคลากรให้พร้อมรับการเปลี่ยนแปลงในการก้าวไปสู่องค์การแห่งการเรียนรู้ ตามเป้าหมายที่วางไว้ การดำเนินงานด้านการจัดการความรู้ของสำนักงานฯ ในปี ๒๕๔๙ และ ๒๕๕๐ ได้มีการกำหนดองค์ความรู้จากประเด็นยุทธศาสตร์ ตามกระบวนการที่สำนักงาน กพร. กำหนด และมีการวางแผนให้มีการกำหนดองค์ความรู้ที่สอดคล้องกับงานปฏิบัติการขององค์การ ซึ่งจะส่งผลให้เมื่อสร้าง KM แล้วมีส่วนส่งเสริมต่อความสำเร็จขององค์การให้ครอบคลุมอย่างทั่วถึง

คณะทำงานการจัดการความรู้ ของสำนักงานฯ ได้นำและผลักดัน KM ไปสู่การปฏิบัติ ตามขั้นตอนต่างๆ แต่ยังคงมีงานบางส่วนที่จำเป็นต้องดำเนินการเพื่อเป็นการเติมเต็มกระบวนการ KM และ Change Management ประการหนึ่งคือ การเชื่อมโยงองค์ความรู้ในองค์การจำเป็นต้องสร้างระบบพื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับคนที่จะเข้าสร้างองค์ความรู้ ใช้องค์ความรู้ให้เกิดประโยชน์ และแลกเปลี่ยนองค์ความรู้ โดยใช้หลักการของชุมชนนักปฏิบัติ หรือ Community of Practice, CoPs เชื่อมโยงเข้าด้วยกัน โดยการสร้าง ?ระบบศูนย์กลางการจัดการความรู้ของสำนักงานปลัดกระทรวงพลังงาน (KM Portal)? เพื่อเป็นฐานความรู้ที่ทุกคนในสำนักงานฯ ทั้งในส่วนกลางและภูมิภาคสามารถเข้าถึงได้

คณะทำงานการจัดการความรู้ของสำนักงานฯ ได้ทำการศึกษาวิเคราะห์ความต้องการด้าน การจัดการความรู้ พบว่าสิ่งเร่งด่วนที่ สำนักงานต้องดำเนินการ คือการสร้าง ?ระบบศูนย์กลางการจัดการความรู้ของสำนักงานปลัดกระทรวงพลังงาน (KM Portal)? โดยมุ่งหวังที่จะแก้ปัญหาฐานความรู้ ระบบการจัดเก็บและค้นคืนความรู้ ทั้งที่เป็นความรู้ทั่วไป กรณีศึกษา (Case Study) และการปฏิบัติที่ดีที่สุด (Best Practice) รวมถึงสำนักงานฯ ยังขาดเครื่องมือในการสื่อสารความรู้ ทั้งนี้เป็นเรื่องเกี่ยวกับการกระจาย การใช้ และการแบ่งปันความรู้ที่มีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่ง เครื่องมือที่อาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศมาเป็นตัวขับเคลื่อนให้การจัดการความรู้บรรลุผลได้ในเวลาอันรวดเร็ว สะดวก และสามารถเข้าถึงได้ง่าย

อนึ่งสำนักงานปลัดกระทรวงพลังงาน ประกอบด้วยบุคลากรที่มีความหลากหลายในด้านต่าง ๆ อาทิ ภูมิหลังและประสบการณ์การทำงาน พื้นฐานความรู้ที่ใช้ในการปฏิบัติงาน ทั้งนี้สืบเนื่องมาจากการเป็นองค์กรที่มีบุคลากรที่มีความหลากหลาย ซึ่งบุคลากรเหล่านั้นมีความรู้และแนวทางในการทำงานจากประสบการณ์ที่สั่งสมมานานติดมาด้วย (Tacit Knowledge) ซึ่งหลายครั้งก่อให้เกิดการใช้ความรู้ในเรื่องเดียวกันในแนวทางที่หลากหลาย ถ้าไม่เกิดการจัดเก็บให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมอาจจะทำให้ความรู้นั้น ๆ สูญเสียไปได้ซึ่งจะเกิดความเสียเปล่า ถ้าองค์กรมีการจัดเก็บข้อมูลความรู้ที่ฝังตัวอยู่ในพนักงานออกมาจะทำให้องค์กรนั้น ๆ สามารถรักษาทรัพยากรที่สำคัญนั่นคือความรู้ขององค์กร และที่สำคัญคือกรมเชื้อเพลิงธรรมชาติ ยังขาดระบบการจัดเก็บและค้นคืนข้อมูลดังกล่าว ซึ่งแนวคิดดังกล่าวสอดคล้องกับแนวทางพัฒนาระบบบริหารจัดการความรู้ จึงเป็นสาเหตุให้สำนักงานปลัดกระทรวงพลังงาน ริเริ่มมีโครงการดังกล่าวขึ้น

จากการศึกษาวิเคราะห์ความต้องการเร่งด่วนคือการพัฒนาระบบฐานข้อมูลความรู้โดยมุ่งหวังที่จะแก้ปัญหาหลัก 2 ประการดังนี้

1. ปัญหาด้านระบบฐานความรู้ ระบบการจัดเก็บและค้นคืนความรู้ จากการศึกษาพบว่า สำนักงาน ฯ ขาดระบบฐานความรู้ ทั้งที่เป็นความรู้ทั่วไป กรณีศึกษา (Case Study) และการปฏิบัติที่ดีที่สุด (Best Practice)

2. มีปัญหาด้านการสื่อสารความรู้ ทั้งนี้เป็นเรื่องเกี่ยวกับการกระจาย การใช้ และการแบ่งปันความรู้ ซึ่งจากการศึกษาระบบเดิมพบว่า ยังขาดช่องทางการสื่อสารความรู้ที่มีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ช่องทางอิเล็กทรอนิกส์

โดยสรุป พบว่า สำนักงานปลัดกระทรวงพลังงาน มีศักยภาพที่จะสร้างการจัดการความรู้ อย่างครบวงจรทั้งด้านระบบสารสนเทศและกิจกรรมที่เกี่ยวเนื่องกับการจัดการความรู้ตามวงจรความรู้ ซึ่งจะประกอบด้วยส่วนที่สำคัญ 4 ส่วนดังนี้

1. ระบบจัดเก็บและค้นคืนความรู้ Knowledge Database System โดยประเภทของความรู้ที่จัดเก็บมี 4 ลักษณะดังนี้ 1) ความรู้ทั่วไป 2) กรณีศึกษา 3) การปฏิบัติที่ดีที่สุด และ 4) ทำเนียบผู้เชี่ยวชาญ ซึ่งสามารถแบ่งได้ตามภาระรับผิดชอบของ กอง หน่วยงาน ที่รับผิดชอบเรื่องนั้น ๆ และสามารถแบ่งประเด็นได้ตามยุทธศาสตร์การจัดการความรู้ขององค์กร การจัดเก็บจะถูกจัดเก็บผ่านระบบสมุดความรู้ (Blog)

2. ช่องทางการสื่อสารความรู้ ในรูปแบบอิเล็คทรอนิคส์ Communication Tools โดยผ่านช่องทาง Web board, e-Mail, Activity Calendar, KM Tips, Expert search.

3. ช่องทางการสื่อสารความรู้อื่น ๆ เช่น กระดานข่าว แผ่นพับ ป้ายประกาศ และเสียงตามสาย

4. กิจกรรมต่างๆ ที่เอื้อต่อการสร้างสังคมการเรียนรู้ เช่น เวทีเสวนา เวทีประชุมแสดงความคิดเห็น KM Day และอื่น ๆ